Transformasi Digital Layanan Apostille dan Legalisasi di Jawa Barat
Kantor Wilayah Kementerian Hukum Jawa Barat (Kanwil Kemenkum Jabar) melalui Bidang Pelayanan Administrasi Hukum Umum (AHU) mengikuti sosialisasi penggunaan aplikasi AHU Rebuild untuk layanan Apostille dan legalisasi. Sosialisasi ini diselenggarakan secara daring melalui Zoom Meeting pada Jumat, 10 April 2026. Acara ini dihadiri oleh Kepala Bidang Pelayanan AHU Ave Maria Sihombing bersama jajaran dari Bidang AHU Kanwil Jabar.
Dalam kegiatan tersebut, dibahas perubahan sistem layanan Apostille dan Legalisasi yang akan dialihkan dari AHU Online ke sistem AHU Rebuild melalui Super Apps. Perpindahan ini berlaku mulai tanggal 13 April 2026 dengan masa transisi selama 70 hari. Masa transisi terbagi menjadi 10 hari masa verifikasi dan 60 hari masa pencetakan. Proses peralihan dilakukan secara bertahap agar tidak mengganggu kelancaran pelayanan.
Selain itu, terdapat penyesuaian mekanisme layanan, seperti perubahan format penomoran legalisasi sesuai klasifikasi arsip serta penguatan pengendalian layanan melalui mekanisme cetak ulang berbasis sistem. Dalam sosialisasi ini juga dilakukan demonstrasi penggunaan aplikasi, termasuk pembaruan akun (re-registrasi) bagi pengguna lama dan pendaftaran akun baru, serta proses verifikasi data yang terintegrasi dengan sistem Dukcapil.
Pada sesi diskusi, dibahas beberapa hal terkait layanan ini, antara lain:
* Kriteria permohonan yang ditolak, khususnya terkait ketidaksesuaian tanda tangan atau spesimen pejabat.
* Kendala pada proses pendaftaran, seperti ketidaksesuaian data alamat dengan NIK meskipun telah sesuai.
* Mekanisme notifikasi kepada pemohon setelah proses verifikasi Apostille.
* Ketentuan teknis pencetakan dokumen, termasuk penggunaan staples pada dokumen asli.
* Penggunaan akun layanan, apakah dapat terintegrasi dalam satu akun atau tetap berbasis penunjukan operator per layanan.
* Ketentuan jumlah pencetakan dokumen dalam satu permohonan.
Narasumber dari Direktorat Jenderal AHU menjelaskan bahwa penolakan permohonan umumnya disebabkan oleh ketidaksesuaian atau tidak tersedianya spesimen tanda tangan pejabat dalam database. Oleh karena itu, diperlukan pemutakhiran data secara berkelanjutan. Selain itu, sistem baru akan menerapkan verifikasi berbasis data Dukcapil, sehingga ketidaksesuaian data akan berdampak pada penolakan otomatis. Untuk mendukung kelancaran layanan, Kantor Wilayah diharapkan turut berperan aktif dalam mendorong instansi terkait melengkapi data spesimen pejabat.
Implementasi sistem AHU Rebuild merupakan bagian dari transformasi digital layanan Apostille dan Legalisasi yang memerlukan kesiapan dari seluruh jajaran, baik dari sisi pemahaman teknis, kesiapan data pendukung, maupun kemampuan dalam mengantisipasi kendala pada masa transisi. Selain itu, diperlukan penguatan koordinasi dan sosialisasi kepada masyarakat serta instansi terkait guna memastikan layanan tetap berjalan optimal dan tidak mengalami gangguan selama proses peralihan sistem.
